Gleitzeit in Österreich: Vereinbarung, Übertrag und Überstunden

Am Montag um sieben Uhr anfangen, am Freitag schon mittags gehen und dafür niemanden um Erlaubnis fragen: Mit Gleitzeit ist das möglich. Das Modell ist in Österreich weit verbreitet, weil es Beschäftigten Freiraum gibt und Betrieben hilft, Arbeitsspitzen ohne teure Überstunden abzufangen. Ganz so frei, wie der Name klingt, ist Gleitzeit allerdings nicht. Das Arbeitszeitgesetz knüpft sie an klare Formvorschriften, und eine fehlerhafte Vereinbarung kann genau die Zuschläge auslösen, die man eigentlich vermeiden wollte.

Dieser Beitrag erklärt, was eine gültige Gleitzeitvereinbarung enthalten muss, wie Zeitguthaben und Zeitschulden am Ende einer Periode behandelt werden und wann auch bei Gleitzeit Überstunden entstehen. Dazu kommen Gestaltungstipps aus der Praxis.

Was Gleitzeit rechtlich bedeutet

Gleitende Arbeitszeit liegt vor, wenn Beschäftigte innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens selbst bestimmen, wann ihre tägliche Normalarbeitszeit beginnt und endet. Meist ist damit auch die Freiheit verbunden, an einzelnen Tagen länger oder kürzer zu arbeiten. Die Differenz zur vereinbarten Sollzeit landet auf einem Zeitkonto: Plusstunden als Zeitguthaben, Minusstunden als Zeitschuld.

Entscheidend ist dabei das Wort Normalarbeitszeit. Längere Tage gelten innerhalb der Gleitzeit zunächst nicht als Überstunden, sondern als regulär geleistete Arbeit, die später wieder ausgeglichen wird.

Eine Zulassung durch den Kollektivvertrag braucht Gleitzeit nicht. Sie kann in jeder Branche betriebsintern eingeführt werden. Enthält der anwendbare Kollektivvertrag aber eigene Regeln zur gleitenden Arbeitszeit, etwa eine Begrenzung auf zehn Stunden täglich, sind diese einzuhalten.

Die Gleitzeitvereinbarung: Form und Pflichtinhalte

In Betrieben mit Betriebsrat wird Gleitzeit durch eine Betriebsvereinbarung eingeführt. Gibt es keinen Betriebsrat, ist mit jeder einzelnen Person eine schriftliche Gleitzeitvereinbarung abzuschließen. Die Schriftform ist zwingend. Eine nur mündlich vereinbarte oder stillschweigend gelebte Gleitzeit ist unwirksam. Im Streitfall werden dann Stunden über acht pro Tag und 40 pro Woche als Überstunden bewertet – mitsamt Zuschlägen und auch rückwirkend.

Bewährt hat sich, die Gleitzeit nicht im Arbeitsvertrag selbst, sondern in einer eigenen Zusatzvereinbarung zu regeln. So lässt sie sich später anpassen, ohne den gesamten Vertrag neu aufzusetzen.

Vier Punkte muss jede Gleitzeitvereinbarung enthalten:

• Gleitzeitperiode: der Zeitraum, in dem Zeitguthaben und Zeitschulden aufgebaut und wieder abgebaut werden.
• Gleitzeitrahmen: der früheste mögliche Arbeitsbeginn und das späteste mögliche Arbeitsende am Tag.
• Übertragungsmöglichkeiten: wie viele Plus- und Minusstunden höchstens in die nächste Periode mitgenommen werden dürfen.
• Fiktive Normalarbeitszeit: Dauer und Lage jener Arbeitszeit, die bei bezahlten Abwesenheiten als geleistet gilt.

Der letzte Punkt wirkt unscheinbar, entscheidet im Alltag aber über viele Einzelfragen. Bei 38,5 Wochenstunden könnte die fiktive Normalarbeitszeit etwa von Montag bis Freitag jeweils 7,7 Stunden von 8:00 bis 16:12 Uhr betragen. Ist jemand krank oder auf Urlaub, werden diese 7,7 Stunden gutgeschrieben. Ein Arzttermin von 7:30 bis 8:00 Uhr fällt dagegen nicht in die fiktive Normalarbeitszeit und ist deshalb keine bezahlte Abwesenheit.

Gleitzeitperiode und Gleitzeitrahmen gut wählen

Die Gleitzeitperiode ist der Abrechnungszeitraum des Modells. Innerhalb dieser Periode darf die durchschnittliche Wochenarbeitszeit die Normalarbeitszeit nur so weit überschreiten, wie Übertragungsmöglichkeiten vereinbart sind. Eine bestimmte Länge schreibt das Gesetz nicht vor. In der Praxis sind ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr üblich.

Eine längere Periode bietet mehr Spielraum. Wer im März viel arbeitet, kann das Guthaben im Sommer abbauen, ohne dass schon am Monatsende abgerechnet werden muss. Ebenso wichtig ist die Frage, wann die Periode endet. Sie muss nicht mit dem Kalenderjahr zusammenfallen. Endet sie mitten in der intensivsten Phase des Jahres, bleibt kaum Gelegenheit, Guthaben abzubauen. Endet sie nach einer ruhigeren Zeit, etwa im Mai oder September, lässt sich Zeitausgleich ohne Engpässe einplanen.

Der Gleitzeitrahmen legt das tägliche Zeitfenster fest, zum Beispiel von 6 bis 20 Uhr. Hier lohnt sich ein Blick in den Kollektivvertrag. Viele Kollektivverträge sehen für Arbeit in den Abend- oder Nachtstunden höhere Zuschläge vor. Ein Rahmen, der genau dort endet, wo diese höheren Zuschläge beginnen, erspart der Lohnverrechnung die Unterscheidung zwischen mehreren Zuschlagsstufen.

Kernzeit: sinnvoll, aber kein Muss

Viele Betriebe ergänzen den Gleitzeitrahmen um eine Kernzeit, etwa von 9 bis 14 Uhr. In dieser Zeit müssen alle anwesend oder bei Telearbeit zumindest erreichbar sein. Die Kernzeit sichert Abstimmungen, Besprechungen und den Kundenkontakt.

Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Wer eine Kernzeit einführt, sollte sie nicht zu lang ansetzen, weil sonst vom eigentlichen Gleiten wenig übrig bleibt. Sinnvoll ist zusätzlich eine Klausel, nach der die Führungskraft die Gleitmöglichkeit in dringenden betrieblichen Ausnahmefällen einschränken darf – etwa vor einer Abgabefrist oder bei kurzfristigen Personalengpässen.

Kleines und großes Gleiten: bis zu zwölf Stunden Normalarbeitszeit

Grundsätzlich darf die tägliche Normalarbeitszeit bei Gleitzeit zehn Stunden nicht überschreiten. Seit September 2018 sind bis zu zwölf Stunden möglich, wenn die Vereinbarung zwei Bedingungen erfüllt: Zeitguthaben muss auch in ganzen Tagen verbraucht werden können, und diese Gleittage dürfen an die Wochenendruhe anschließen, sodass etwa ein verlängertes Wochenende möglich ist. Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung können den Rahmen enger ziehen.

Beim kleinen Gleiten sind bis zu zehn Stunden täglich möglich, ausgeglichen wird über früheres oder späteres Kommen und Gehen an anderen Tagen. Beim großen Gleiten sind bis zu zwölf Stunden möglich, ausgeglichen werden kann auch mit ganzen Gleittagen.

Unabhängig davon gelten die allgemeinen Grenzen des Arbeitszeitgesetzes: höchstens 60 Stunden pro Woche und im Durchschnitt von 17 Wochen höchstens 48 Stunden. Nach mehr als sechs Stunden Arbeit ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten einzuhalten, zwischen zwei Arbeitstagen eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden.

Übertrag: was am Ende der Periode passiert

Am Ende jeder Gleitzeitperiode wird Bilanz gezogen. Zeitguthaben, die laut Vereinbarung in die nächste Periode übertragen werden dürfen, bleiben Normalarbeitszeit und gelten nicht als Überstunden. Alles, was über das vereinbarte Höchstausmaß hinausgeht, ist als Überstunde zu bewerten und mit Zuschlag abzugelten.

Ein Beispiel: Die Vereinbarung erlaubt einen Übertrag von höchstens 40 Stunden. Eine Projektleiterin beendet die Periode mit 50 Plusstunden. 40 Stunden wandern zuschlagsfrei in die neue Periode, die übrigen zehn Stunden werden als Überstunden ausbezahlt.

Auch für Zeitschulden legt die Vereinbarung ein Höchstausmaß fest. Übersteigen die Minusstunden diese Grenze, sieht die Vereinbarung üblicherweise vor, dass die Differenz zum Normalstundensatz vom Entgelt abgezogen wird.

Wann bei Gleitzeit trotzdem Überstunden entstehen

Gleitzeit verhindert Überstunden nicht vollständig. Sie entstehen insbesondere dann, wenn

• der Arbeitgeber Arbeitsstunden über acht Stunden pro Tag oder 40 Stunden pro Woche ausdrücklich anordnet,
• außerhalb des Gleitzeitrahmens gearbeitet wird,
• die zulässige tägliche Normalarbeitszeit von zehn beziehungsweise zwölf Stunden überschritten wird oder
• das Guthaben am Periodenende die Übertragungsgrenze übersteigt.

Der erste Punkt wird am häufigsten übersehen. Gleitzeit beruht darauf, dass die Beschäftigten selbst über ihre Zeit entscheiden. Ordnet der Arbeitgeber zusätzliche Stunden an, liegt diese Entscheidung nicht mehr bei ihnen. Angeordnete Stunden über die gesetzliche Normalarbeitszeit hinaus zählen deshalb als Überstunden, auch wenn sie innerhalb des Gleitzeitrahmens liegen.

Für Teilzeitkräfte gibt es eine Erleichterung: Ihre Mehrarbeit bleibt zuschlagsfrei, solange die vereinbarte Arbeitszeit im Durchschnitt der Gleitzeitperiode nicht überschritten wird.

Gleitzeitkonten übersichtlich führen

Die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung gilt auch bei Gleitzeit. Beschäftigte dürfen ihre Zeiten selbst erfassen, die Verantwortung für Kontrolle und Vollständigkeit bleibt aber beim Betrieb.

Bewährt hat sich das sogenannte Ampelkonto. Es teilt den Saldo in drei Bereiche: Im grünen Bereich, etwa bis 40 Plusstunden, steuern Beschäftigte ihre Zeit eigenverantwortlich. Im gelben Bereich wird gemeinsam mit der Führungskraft ein Abbau geplant. Im roten Bereich besteht unmittelbarer Handlungsbedarf, etwa durch vereinbarten Zeitausgleich oder eine Begrenzung weiterer Plusstunden. Die Grenzen gehören in die Gleitzeitvereinbarung und sollten für alle jederzeit sichtbar sein.

Eine digitale Zeiterfassung nimmt dabei viel Rechenarbeit ab. Sind Gleitzeitrahmen, Kernzeit, fiktive Normalarbeitszeit und Übertragungsgrenzen hinterlegt, berechnet das System den Saldo laufend, bewertet Abwesenheiten korrekt und weist auf überschrittene Höchstarbeitszeiten oder fehlende Pausen hin, bevor daraus ein Problem wird.

Was bedeutet das für Arbeitgeber?

Eine gut gemachte Gleitzeitvereinbarung ist einmal Arbeit und spart danach jeden Monat Aufwand – vor allem in der Lohnverrechnung.

• Halte die Gleitzeit schriftlich fest: als Betriebsvereinbarung oder, ohne Betriebsrat, als eigene Zusatzvereinbarung mit jeder Person. Prüfe bestehende Regelungen auf alle vier Pflichtinhalte.
• Wähle Länge und Ende der Gleitzeitperiode bewusst, sodass Guthaben in einer ruhigeren Phase abgebaut werden können.
• Stimme den Gleitzeitrahmen auf die Zuschlagsregeln deines Kollektivvertrags ab und sichere dir in der Vereinbarung ein Eingriffsrecht für betriebliche Ausnahmefälle.
• Ordne zusätzliche Stunden nur bewusst an. Angeordnete Stunden über acht pro Tag oder 40 pro Woche sind auch bei Gleitzeit Überstunden.
• Lege Ampelgrenzen fest und prüfe die Salden rechtzeitig vor Periodenende, damit keine ungeplanten Auszahlungen entstehen.

Was bedeutet das für Arbeitnehmer?

Gleitzeit bringt viel Freiheit, aber auch Verantwortung für das eigene Zeitkonto.

• Lass dir die Gleitzeitvereinbarung schriftlich geben und sieh nach, was zu Rahmen, Periode, Übertrag und fiktiver Normalarbeitszeit geregelt ist.
• Behalte den Saldo besonders gegen Ende der Periode im Blick. Guthaben über der Übertragungsgrenze werden zwar als Überstunden abgegolten, Zeitschulden über der Grenze können aber zu einem Abzug vom Entgelt führen.
• Achte bei Arztterminen und anderen Dienstverhinderungen auf die Lage der fiktiven Normalarbeitszeit. Nur was in diesen Zeitraum fällt, wird als bezahlte Abwesenheit gutgeschrieben.
• Zeichne deine Zeiten vollständig auf und vermerke, wenn zusätzliche Stunden ausdrücklich angeordnet wurden. Das ist im Zweifel der Nachweis für einen Überstundenanspruch.