Vom Homeoffice zur Telearbeit: Neue Regelungen seit 2025

Wer regelmäßig von zu Hause oder unterwegs arbeitet, kennt die Frage: Welche Regeln gelten eigentlich – und bin ich dabei ausreichend versichert? Mit dem Telearbeitsgesetz, das am 1. Jänner 2025 in Kraft getreten ist, hat der Gesetzgeber die Rahmenbedingungen für das Arbeiten außerhalb des Büros grundlegend überarbeitet. Der bisherige Begriff „Homeoffice" wich dem deutlich umfassenderen Konzept der Telearbeit – mit spürbaren Auswirkungen auf Arbeitsort, Versicherungsschutz und steuerliche Regelungen.

Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Änderungen zusammen, erklärt die Unterschiede zur früheren Regelung und gibt konkrete Empfehlungen für die Umsetzung im Arbeitsalltag.

Was genau ist Telearbeit?

Das neue Gesetz definiert Telearbeit als regelmäßige Arbeitsleistung außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie. Der entscheidende Unterschied zur bisherigen Homeoffice-Regelung: Telearbeit beschränkt sich nicht mehr auf die eigene Wohnung. Auch Gemeinschaftsbüros, Bibliotheken oder sogar Urlaubsorte fallen grundsätzlich unter den Begriff – vorausgesetzt, die Arbeit findet dort regelmäßig statt.

Gelegentliches Arbeiten von zu Hause, etwa weil ein Kind krank ist, zählt nicht als Telearbeit im Sinne des Gesetzes. Erst die regelmäßige Ausübung begründet den rechtlichen Rahmen mit allen dazugehörigen Rechten und Pflichten. Wichtig ist auch die Abgrenzung: Stellt der Arbeitgeber den Arbeitsort selbst zur Verfügung, handelt es sich nicht um Telearbeit, sondern um einen weiteren betrieblichen Standort.

Für Unternehmen, die Arbeitszeiten digital erfassen, bedeutet das: Die Zeiterfassung muss auch an wechselnden Arbeitsorten zuverlässig funktionieren. Ortsunabhängige Lösungen zur Arbeitszeitdokumentation werden damit praktisch unverzichtbar.

Telearbeit vereinbaren: Was geregelt werden muss

Telearbeit entsteht nicht automatisch. Sie erfordert eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten. Weder besteht ein gesetzlicher Anspruch auf Telearbeit, noch kann sie einseitig angeordnet werden. Beide Seiten müssen zustimmen.

Die gute Nachricht für bestehende Regelungen: Bereits abgeschlossene Homeoffice-Vereinbarungen bleiben grundsätzlich gültig und müssen nicht neu aufgesetzt werden. Sie können jedoch um zusätzliche Telearbeitsorte erweitert werden. Auch bestehende Betriebsvereinbarungen sollten um Regelungen zur Telearbeit ergänzt werden.

In der schriftlichen Vereinbarung sollten mehrere Punkte klar festgehalten werden: An welchen konkreten Orten darf gearbeitet werden? Welche Arbeitszeiten gelten? Wer stellt die technische Ausstattung bereit? Und wie wird die Kostenerstattung geregelt – etwa für Internet, Strom oder die berufliche Nutzung privater Geräte? Miet- oder Wohnkosten des Telearbeitsortes übernimmt der Arbeitgeber hingegen nicht.

Die Schriftlichkeit dient dabei vor allem der Beweisbarkeit. Eine fehlende schriftliche Vereinbarung macht die Absprache zwar nicht unwirksam, erschwert aber im Ernstfall – etwa bei einem Arbeitsunfall – den Nachweis des Versicherungsschutzes erheblich.

Arbeitsort: Mehr Freiheit, aber mit Grenzen

Die erweiterte Flexibilität beim Arbeitsort gehört zu den auffälligsten Neuerungen. Beschäftigte können ihre Telearbeit grundsätzlich an verschiedenen selbst gewählten Orten ausüben – nicht nur in den eigenen vier Wänden, sondern auch in Gemeinschaftsbüros, Bibliotheken oder öffentlich zugänglichen Räumen.

Allerdings können Arbeitgeber in der Telearbeitsvereinbarung bestimmte Orte ausschließen. Das ist vor allem aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit relevant. Wer mit vertraulichen Unternehmensdaten arbeitet, sollte offene Netzwerke in Cafés oder an Flughäfen meiden. Ein klar formuliertes Sicherheitskonzept, das auch die Telearbeit abdeckt, wird damit für viele Unternehmen zur Notwendigkeit.

Für die Arbeitszeiterfassung hat diese Flexibilität ebenfalls Konsequenzen: Wenn Beschäftigte an unterschiedlichen Orten arbeiten, muss die Dokumentation von Arbeits- und Pausenzeiten standortunabhängig möglich sein. Digitale Zeiterfassungslösungen, die auf verschiedenen Endgeräten funktionieren, bieten hier einen klaren Vorteil gegenüber stationären Systemen.

Versicherungsschutz: Wer ist wann geschützt?

Eine der wichtigsten Verbesserungen betrifft den Unfallversicherungsschutz. Seither gelten Unfälle, die im ursächlichen Zusammenhang mit der Telearbeit stehen, als Arbeitsunfälle. Allerdings liegt die Nachweispflicht bei den Beschäftigten: Sie müssen belegen, dass der Unfall nicht privat verursacht wurde.

Beim Wegeschutz unterscheidet das Gesetz zwischen zwei Formen der Telearbeit:

Bei Telearbeit im engeren Sinn – also in der eigenen Wohnung (Haupt- oder Nebenwohnsitz), in der Wohnung naher Angehöriger oder in einem Gemeinschaftsbüro – besteht umfassender Versicherungsschutz einschließlich Wegeschutz. Voraussetzung bei Angehörigen und Gemeinschaftsbüros ist, dass sich der Ort in der Nähe eines Wohnsitzes befindet oder die Entfernung dem üblichen Arbeitsweg entspricht. Auch Wege zur Kinderbetreuung, zum Arzt oder zum Einkauf des Mittagessens sind in diesem Fall versichert.

Bei Telearbeit im weiteren Sinn – etwa in einem Café, Park oder einer Ferienwohnung – entfällt der Wegeschutz vollständig. Das betrifft nicht nur die An- und Abreise zum Arbeitsort, sondern auch die sonst versicherten Wege für lebensnotwendige Bedürfnisse wie Arztbesuche oder Kinderbetreuung. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass bei der Wahl eines solchen Arbeitsortes private Interessen überwiegen. Diese Unterscheidung soll die Finanzierbarkeit der Unfallversicherung langfristig sicherstellen.

Steuerliche Änderungen: Die Telearbeitspauschale

Die bisherige Homeoffice-Pauschale wurde zur Telearbeitspauschale weiterentwickelt. Der Betrag blieb unverändert: Drei Euro pro Telearbeitstag können für maximal 100 Tage im Jahr steuerfrei ausgezahlt werden. Geändert hat sich jedoch die Art der Dokumentation.

Seit 2025 bleibt die Pauschale nur dann steuerfrei, wenn die Anzahl der Telearbeitstage und die Pauschalbeträge auf dem Jahreslohnzettel (L16) durch den Arbeitgeber ausgewiesen werden. Ein eigenständiger Nachweis durch Beschäftigte im Rahmen der Steuererklärung ist nicht mehr möglich.

Zusätzlich können Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar als Werbungskosten geltend gemacht werden – vorausgesetzt, es werden mindestens 26 Telearbeitstage im Kalenderjahr nachgewiesen. Auch diese Schwelle orientiert sich seit 2025 an Telearbeitstagen statt wie zuvor an Homeoffice-Tagen.

Das verlangt eine enge Abstimmung zwischen Personalverantwortlichen und Beschäftigten. Die Telearbeitstage müssen laufend und korrekt erfasst werden – am besten über ein digitales Zeiterfassungssystem, das Telearbeitstage gesondert ausweisen kann. Wer die Dokumentation erst am Jahresende nachholen will, riskiert Fehler und unnötigen Aufwand.

Was bedeutet das für Arbeitgeber?

Die seit 2025 geltenden Regelungen erfordern aktives Handeln – sofern das noch nicht geschehen ist. Drei Maßnahmen sind besonders wichtig:

• Telearbeitsvereinbarungen prüfen und erweitern: Bestehende Homeoffice-Vereinbarungen bleiben gültig, sollten aber um die neuen Möglichkeiten und Vorgaben ergänzt werden. Dabei ist es ratsam, erlaubte und ausgeschlossene Arbeitsorte, Erreichbarkeitszeiten sowie die Kostenerstattung für private Geräte, Internet und Strom klar zu regeln. Auch Betriebsvereinbarungen sollten überprüft und angepasst werden.
• Arbeitszeiterfassung und Dokumentation anpassen: Wenn Beschäftigte an wechselnden Orten arbeiten, muss die Zeiterfassung standortunabhängig funktionieren. Gleichzeitig müssen Telearbeitstage gesondert auf dem Jahreslohnzettel ausgewiesen werden, um die steuerfreie Auszahlung der Telearbeitspauschale zu gewährleisten. Eine digitale Lösung, die beides abbildet, spart am Jahresende viel Aufwand.
• Datenschutz und interne Richtlinien überarbeiten: Mit der Flexibilisierung des Arbeitsortes steigt das Risiko für Datenschutzverletzungen. Klare Richtlinien zur Nutzung von Netzwerken, Endgeräten und Verschlüsselung helfen, sensible Unternehmensdaten auch außerhalb des Büros zu schützen.

Was bedeutet das für Arbeitnehmer?

Auch für Beschäftigte bringen die seit 2025 geltenden Regelungen Rechte und Verantwortung mit sich:

• Versicherungsschutz bewusst gestalten: Wer vollen Unfallversicherungsschutz einschließlich Wegeschutz möchte, sollte bevorzugt von zu Hause, aus der Wohnung naher Angehöriger oder aus einem festen Gemeinschaftsbüro arbeiten. Bei frei gewählten Arbeitsorten wie Cafés oder Parks entfällt nicht nur der Wegeschutz, sondern auch die Versicherung für alltägliche Wege wie zum Arzt oder zur Kinderbetreuung.
• Telearbeitstage konsequent dokumentieren: Da die Telearbeitspauschale nur noch über den Jahreslohnzettel geltend gemacht werden kann, lohnt es sich, die eigenen Telearbeitstage laufend zu erfassen und regelmäßig mit der Personalverantwortlichen abzugleichen. Ab 26 Telearbeitstagen im Jahr können außerdem Ausgaben für ergonomisches Mobiliar steuerlich abgesetzt werden.
• Vereinbarung aktiv mitgestalten: Die schriftliche Telearbeitsvereinbarung regelt nicht nur Rechte, sondern schützt auch im Ernstfall. Es lohnt sich, Arbeitsorte, Kostenerstattung und die Bereitstellung von Arbeitsmitteln klar festzuhalten – denn ohne schriftlichen Nachweis wird der Versicherungsschutz im Schadensfall schwer belegbar.