Reisekosten bei Dienstreisen richtig abrechnen

Nach der Dienstreise das gleiche Bild: ein Stapel Tankbelege, ein zerknittertes Hotel-Ticket, die Quittung vom Mittagessen und irgendwo die Notiz, wann es morgens losging. Die Frage dahinter ist immer dieselbe – welche dieser Kosten kommen eigentlich zurück, und in welcher Höhe? Wer die Antworten kennt, spart sich nicht nur Diskussionen mit dem Finanzamt, sondern auch viel Zeit bei der Abrechnung. Dieser Beitrag zeigt, welche Reisekosten in Österreich erstattungs- und absetzbar sind, welche Pauschalen aktuell gelten und wie sich der ganze Vorgang im Arbeitsalltag entspannt organisieren lässt.

Wann überhaupt eine Dienstreise vorliegt

Bevor es um Geld geht, lohnt sich ein Blick auf die Begriffe. Steuerlich liegt eine Dienstreise erst dann vor, wenn jemand im Auftrag des Betriebs außerhalb des gewohnten Arbeitsorts tätig wird. Für die vollen steuerlichen Vorteile gilt zusätzlich eine doppelte Hürde: Das Ziel muss mehr als 25 Kilometer vom Mittelpunkt der normalen Tätigkeit entfernt liegen, und die Reise muss länger als drei Stunden dauern.

Diese 25-Kilometer-Grenze wird gerne unterschätzt. Entscheidend ist nicht die insgesamt zurückgelegte Strecke, sondern die Entfernung zum Ausgangspunkt. Wer in einer größeren Stadt mehrere Kundentermine abklappert und dabei zwar viele Kilometer fährt, aber nie weiter als 25 Kilometer vom Büro entfernt ist, unternimmt steuerlich keine Reise. Die reinen Fahrtkosten bleiben in solchen Fällen trotzdem absetzbar – die zusätzlichen Verpflegungsgelder gibt es jedoch nicht.

Ein zweiter Begriff sorgt regelmäßig für Verwirrung: die Geschäftsreise. Inhaltlich wird sie gleich abgerechnet wie eine Dienstreise. Der Unterschied liegt nur in der Person – von einer Geschäftsreise spricht man, wenn Selbstständige oder Unternehmer selbst unterwegs sind, von einer Dienstreise bei Angestellten.

Fahrtkosten und das Kilometergeld

Den größten Posten machen oft die Fahrtkosten aus. Hier gilt eine einfache Regel: Wer mit Bahn, Bus, Flugzeug oder Taxi reist, setzt die tatsächlichen Ticketpreise an. Der Beleg ist der Nachweis, mehr braucht es nicht.

Komplizierter wird es beim eigenen Fahrzeug. Statt jeden einzelnen Kostenpunkt nachzuweisen, lässt sich das amtliche Kilometergeld ansetzen. Seit Mitte 2025 liegt es bei 0,50 Euro pro Kilometer für den Pkw – zuvor waren es jahrelang 0,42 Euro. Für jede mitfahrende Person kommen 0,15 Euro dazu. Motorrad und Fahrrad werden mit jeweils 0,25 Euro je Kilometer abgegolten. Sogar Wegstrecken zu Fuß zählen: Ab einem Kilometer lassen sich 0,38 Euro pro Kilometer geltend machen.

Wichtig ist, was mit dem Kilometergeld bereits abgedeckt ist – nämlich praktisch alles: Wertverlust, Treibstoff, Versicherung, Service, Maut, Parkgebühren und sogar Mitgliedsbeiträge bei Automobilclubs. Wer Kilometergeld abrechnet, kann diese Kosten also nicht zusätzlich ansetzen. Mengenmäßig gibt es eine Obergrenze: Für Pkw und Motorrad sind höchstens 30.000 Kilometer beziehungsweise 15.000 Euro pro Jahr möglich, beim Fahrrad seit 2025 bis zu 3.000 Kilometer.

Voraussetzung für die Anerkennung ist ein ordentliches Fahrtenbuch mit Datum, Strecke, gefahrenen Kilometern und Zweck der Fahrt. Genau an dieser Stelle zahlt sich eine konsequente digitale Erfassung aus: Wer Fahrten direkt unterwegs festhält, statt sie Wochen später aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, hat im Fall einer Prüfung deutlich bessere Karten.

Taggelder und der Mittelpunkt der Tätigkeit

Das Taggeld – oft auch Diät genannt – gleicht den höheren Verpflegungsaufwand unterwegs aus. Im Inland liegt der volle Tagessatz seit 2025 bei 30 Euro für 24 Stunden, davor waren es 26,40 Euro. Dauert die Reise länger als drei Stunden, lässt sich für jede angefangene Stunde ein Zwölftel ansetzen, also 2,50 Euro. Ab einer Reisedauer von mehr als elf Stunden steht bereits der volle Satz zu.

Ein Rechenbeispiel: Wer sieben Stunden im Inland unterwegs ist, kommt auf sieben Zwölftel des Tagessatzes. Wird während der Reise ein Mittag- oder Abendessen gestellt, reduziert sich der Anspruch entsprechend – die Verpflegung ist dann ja bereits gedeckt.

Eine Besonderheit, die viele übersehen, ist der sogenannte Mittelpunkt der Tätigkeit. Wer immer wieder an denselben Ort fährt, gilt steuerlich irgendwann als dort ausreichend vertraut – und verliert den Anspruch auf Taggelder. Bei einer durchgehenden oder regelmäßigen Tätigkeit am selben Ort tritt das nach fünf Tagen ein, bei unregelmäßigen Fahrten nach 15 Tagen im Kalenderjahr. Für Projektteams, die über Monate beim selben Kunden vor Ort sind, ist das ein zentraler Punkt bei der Planung.

Nächtigung und Nebenkosten

Bei mehrtägigen Reisen kommen Übernachtungskosten hinzu. Hier gibt es zwei Wege. Entweder werden die tatsächlichen Hotelkosten inklusive Frühstück per Rechnung angesetzt – das ist meist die günstigere Variante. Oder es wird pauschal abgerechnet: Im Inland sind das 17 Euro pro Nacht, zuvor 15 Euro. Da diese Pauschale die realen Hotelpreise selten deckt, lohnt sich das Aufheben der Rechnung fast immer.

Daneben fallen zahlreiche kleine Nebenkosten an, die ebenfalls absetzbar sind: Parkgebühren, Maut, Trinkgeld, Telefonkosten oder die Reisegepäckversicherung. Reine Personenversicherungen wie eine Reisekrankenversicherung zählen dagegen zum Privatbereich und gehören nicht in die Reisekostenabrechnung. Auch hier gilt: Belege sammeln, am besten gleich digital, und der Aufstellung zuordnen.

Vorsteuerabzug und Belegpflicht

Für Unternehmen spielt der Vorsteuerabzug eine wichtige Rolle. Vereinfacht gesagt: Die in den Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer lässt sich vom Finanzamt zurückholen – allerdings nur bei tatsächlich entstandenen Kosten mit Einzelbeleg, nicht bei Pauschalen. Dafür muss die Umsatzsteuer auf dem Beleg korrekt ausgewiesen und der Betrieb als Empfänger der Leistung genannt sein. Die Hotelrechnung sollte also auf das Unternehmen lauten, nicht auf die reisende Person privat.

Grundsätzlich sind sämtliche Belege aufzubewahren, in Österreich mindestens sieben Jahre. Reisekosten gehören zu den Bereichen, die das Finanzamt besonders gern prüft – schon weil sie eine beliebte Möglichkeit zur Senkung der Steuerlast sind. Eine lückenlose Dokumentation ist daher kein bürokratischer Selbstzweck, sondern die beste Absicherung.

Genau hier verbindet sich die Reisekostenabrechnung mit der täglichen Zeiterfassung. Reisezeiten, gefahrene Kilometer und Belege fallen ohnehin im Arbeitsalltag an. Werden sie direkt digital erfasst statt nachträglich zusammengesucht, sinkt der Aufwand spürbar, und Fehler bei Diäten oder Fahrtkosten lassen sich von vornherein vermeiden.

Was bedeutet das für Arbeitgeber?

Eine gesetzliche Pflicht, Reisekosten zu erstatten, besteht nicht automatisch – umso wichtiger sind klare interne Regeln. Wer hier Orientierung schafft, vermeidet Diskussionen und behält die Kosten im Griff.

Sinnvoll ist es, eine schriftliche Reisekostenrichtlinie aufzustellen, die festlegt, welche Kosten in welcher Höhe übernommen werden und welche Belege dafür nötig sind. Damit wissen alle Beteiligten, woran sie sind.

Es empfiehlt sich, die steuerfreien Pauschalen für Tag- und Nächtigungsgelder konsequent zu nutzen und übernommene Reisekosten als Betriebsausgaben anzusetzen. So bleibt der Aufwand für das Unternehmen steuerlich wirksam.

Schließlich lohnt sich der Schritt zur digitalen Erfassung von Reisezeiten und Belegen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand, beschleunigt die Auszahlung und sorgt dafür, dass bei einer Prüfung alle Nachweise vollständig vorliegen.

Was bedeutet das für Arbeitnehmer?

Wer beruflich unterwegs ist, sollte die eigenen Ansprüche kennen – denn nicht alles wird vom Betrieb automatisch erstattet.

Belege gehören von Beginn an gesammelt, idealerweise sofort fotografiert oder digital abgelegt. Tankquittungen, Tickets und Hotelrechnungen verschwinden sonst schnell, und ohne Nachweis gibt es kein Geld zurück.

Reisezeiten und gefahrene Kilometer sollten zeitnah notiert werden. Da Taggelder von Beginn und Ende der Reise abhängen und das Kilometergeld ein Fahrtenbuch voraussetzt, lohnt sich die Aufzeichnung direkt unterwegs statt aus dem Gedächtnis.

Bleiben Kosten beim Betrieb unberücksichtigt, lassen sie sich im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend machen. Sie mindern dann das zu versteuernde Einkommen – das nicht erstattete Geld kommt so zumindest teilweise über die Steuer zurück. Auch dafür sind vollständige Aufzeichnungen die Grundlage.